Quy trình xuất khẩu hàng AIR! 9 bước bạn cần biết

SIMBA Logistics

Quy trình xuất khẩu hàng AIR! 9 bước bạn cần biết

Xuất khẩu bằng đường hàng không hay còn gọi xuất khẩu hàng Air là một trong những phương thức vận chuyển hàng hóa xuất khẩu được sử dụng phổ biến hiện nay. Vậy xuất khẩu hàng Air có quy trình như nào? Hãy cùng SIMBA GROUP tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Tóm tắt quy trình vận chuyển, xuất khẩu hàng Air

  • Đầu tiên, nhà sản xuất sẽ quyết định lịch trình vận chuyển hàng hóa sao cho kịp thời gian giao hàng cho khách hàng tại nước ngoài và tìm kiếm dịch vụ forwarder để handle hàng giúp mình. Người xuất khẩu sẽ phải cung cấp cho các forwarder những thông tin cụ thể về hàng hóa như nơi hàng đến. nơi xuất phát của hàng hóa, ngày hàng được chuẩn bị sẵn sàng để book chuyến bay, tên hàng hóa và khối lượng của hàng

  • Bạn cần lưu ý rằng đối với hàng air phải có cụ thể kích thước và số lượng thùng carton, kiện hàng để forwarder có thể tính chi phí một cách chính xác nhất cho lô hàng của bạn. Ngoài ra, bên xuất khẩu cũng cần phải cung cấp invoice, packing list, SI cho fwd làm HAWB. Sau đó hàng hóa sẽ được chuyển vào  kho của công ty fwd hàng hóa hoặc công ty đóng gói. Thông thường những kho này sẽ là kho đặt tay sân bay.

Cách tính cước vận chuyển khi xuất khẩu hàng Air

Cước phí trong vận tải hàng không thường không được quy định trong các biểu cước thống nhất. Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế – IATA (International Air Transport Association) đã có quy định về cách tính cước một cách cụ thể. Các quy tắc về cách thức tính cước đã được phát hành trong biểu cước hàng không TACT (The Air Cargo Tariff).

Mức cước sẽ có sự thay đổi tùy vào khối lượng hàng hóa. Cụ thể như sau:

  • Dưới 45kg: -45
  • Từ 45kg đến dưới 100kg: +45
  • Từ 100kg đến dưới 250kg: +100
  • Từ 250kg đến dưới 500kg: +250
  • Từ 500kg đến dưới 1000kg: +500

Thêm vào đó cước phí còn được tính theo số lượng nào lớn hơn của:

  • Khối lượng thực tế của hàng hóa (Actual Weight)
  • Khối lượng thể tích, hay còn gọi là khối lượng kích cỡ (Dimensional Weight). Loại khối lượng này được quy đổi từ thể tích của lô hàng dựa trên một công thức của Hiệp hội vận tải hàng không Quốc tế - IATA.
  • Cách quy đổi cụ thể là: dài x rộng x cao x số kiện / 6000

9 bước trong quy trình xuất khẩu hàng Air

Xuất khẩu hàng Air sẽ có quy trình gồm 9 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây là bước đầu tiên khi bắt đầu nhập khẩu hàng hóa, không chỉ cho hàng hóa xuất khẩu qua đường hàng không. Việc đảm phát sẽ giúp cho 2 bên mua và bán thống nhất những thông tin về lô hàng, các thông tin cụ thể như:

  • Giá cả, thanh toán
  • Việc giao hàng
  • cách đóng gói
  • Bảo hành
  • Khiếu nại .v.v…

Sau khi 2 bên đã thống nhất về các thông tin hàng hóa thì sẽ đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương.

Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu

Trong bước này sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

  • Trường hợp 1: Đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường và được sự cho phép của các cơ quan ban ngành thì thì hàng hóa sẽ không phải xin giấy phép xuất khẩu.
  • Trường hợp 2: Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt thì sẽ phải xin giấy phép xuất khẩu. Những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt có thể kể đến như: Thuốc tân dược, hạt giống, gỗ, cổ vật, vật liệu nổ,...

Việc xin giấy phép xuất khẩu rất quan trọng và cũng mất rất nhiều thời gian. Vậy nên doanh nghiệp cần phải lưu ý về vấn đề này. 

Bước 3: Xác Nhận Thanh Toán

  • Trong xuất nhập khẩu có một vấn đề rất quan trọng, đó là thanh toán. Những vướng mắc hay rắc rối trong việc thanh toán sẽ mang lại rủi ro lớn cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ tối quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương và những điều khoản có trong hợp đồng đó.
  • Người bán sẽ yêu cầu bên mua phải đặt cọc trước tiền hàng trước khi giao hàng đến sân bay. Thông thường các công ty xuất khẩu tại Việt Nam sẽ yêu cầu cọc 30% giá trị lô hàng xuất đó.

Bước 4 - Chuẩn bị hàng xuất

  • Sau khi đã nhận được tiền đặt cọc hàng hóa của người mua. Doanh nghiệp sẽ tiến hành lên kế hoạch kiểm tra và đóng gói hàng hóa, đồng thời lên lịch đóng hàng rồi vận chuyển ra sân bay quốc tế.

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng hàng không (freight forwarder)

Việc thu xếp chỗ với hãng hàng không sẽ do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê hãng bay sẽ thuộc về các điều kiện nhóm C và D trong Incoterm.

Việc thuê bạn chuyển chặng chính sẽ thực hiện qua từng bước sau:

  • Liên hệ với đại lý vận chuyển, lấy thông tin về lịch trình và giá cước.
  • Lựa chọn hãng vận chuyển, chuyến bay và đăng ký chuyển hàng. Thuê các dịch vụ cần thiết như vận chuyển hàng về sân bay, thông quan tờ khai hải quan, giao đến kho vận...
  • Giao hàng cho đơn vị vận chuyển và ký biên bản giao hàng với người chuyên chở.
  • Đặt Booking note với hãng bay hoặc với freight forwarder. Những nội dung chính của booking note sẽ bao gồm:

            + Tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, bên thông báo.

            + Mô tả hàng hóa: loại hàng, khối lượng, thể tích....

            + Tên sân bay hàng đi, tên sân bay hàng đến.

            + Cước phí, thanh toán… 

Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng

  • Sau khi đã lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ phải đóng gói hàng hóa và vận chuyển hàng hóa về kho bãi theo như trên Booking note đã chỉ định.
  • Trường hợp bạn giao hàng cho người chuyên chở thì Forwarder sẽ cấp cho bạn giấy chứng nhận là đã nhận hàng (FCR-forwarder’s Certificate of Receipt). Chứng hận này sẽ xác nhận việc Forwarder đã thực sự nhận được lô hàng.
  • Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cung cấp thêm biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).

Bước 7 - Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu đường hàng không:

Sau khi đã đóng hàng và vận chuyển về cảng bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu bao gồm:

  • Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa nằm trong nhóm phải xin phép)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Bản kê chi tiết của hàng hóa, trong nhiều trường hợp có thể dùng Phiếu đóng gói - Packing List.
  • Lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều lô hàng lẻ và gửi chung cùng trong một vận đơn chủ (MAWB)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin). Giấy này có thể gửi sau khi hàng hóa được xuất đi.
  • Giấy giới thiệu.

Cùng với bộ chứng từ này, bạn cần làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu.

Sau khi hàng hóa thông quan, bạn cần nộp tờ khai thông quan cho hãng bay để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Trong điều kiện FOB, thì sau khi thông quan tờ khai và hàng giao đã cho hãng bay thì người bán đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Nếu bạn xuất khẩu theo nhiều kiện nhóm C, thì cần thêm các bước sau

  • Gửi SI cho hãng bay hoặc freight forwarder, xác nhận nội dung Airway Bill, nhận Bill gốc (nếu có)
  • Sau khi đã giao hàng cho hãng bay và hoàn thành thủ tục hải quan, bạn cần gửi chi tiết hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng bay hoặc freight forwarder trước Cut-off Time. Bạn nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn rằng họ đã nhận được những thứ kể trên trước thời hạn.
  • Dựa vào thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp của vận đơn (Draft Airway Bill). Bạn phải kiểm tra kỹ, cần bổ sung hoặc chỉnh sửa gì thì bạn cần phối hợp với hãng tàu để thực hiện việc đó sớm.

Lưu ý rằng đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được House Bill of Lading, không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8 - Các công việc khác trong quy trình hàng xuất khẩu hàng Air

Bạn cần mua bảo hiểm, làm C/O và các chứng từ khác theo yêu cầu của khách hàng

Sau khi nhận được Airway Bill thì bạn cần báo cho người mua về việc hàng hóa đã chuyển kèm theo file mềm AWB để họ có thể chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.

Đồng thời, bạn cũng cần làm nốt thủ tục để có những chứng từ khác theo như quy định của hợp đồng như:

  • Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường hàng không (Marine Insurance Policy)
  • Chứng nhận xuất xứ (CO)
  • Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật. (nếu có)

Để đảm bảo sự chính xác, bạn nên gửi trước bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua để họ có thể kiểm tra xác nhận. Nếu có những thay đổi từ người mua thì sẽ được thực hiện sớm.

Bước 9 - Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

  • Sau khi đã có bộ chứng từ, bạn sẽ phải gửi cho người bán bộ chứng từ gốc với số lượng đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời gửi cho họ file scan để họ chuẩn bị trước các bước cần thiết khi nhập khẩu.
  • Khi kết thúc bước này bạn đã kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu hàng Air. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng cần lưu ý về vấn đề thanh toán dựa trên quy định trong hợp đồng. Thông thường sau khi nhận đầy đủ tiền hàng thì người bán mới chuyển chứng từ gốc cho người mua để tránh những rủi ro đáng tiếc.

Trên đây là những thông tin về xuất khẩu hàng Air mà SIMBA GROUP muốn gửi đến các bạn. Mong rằng bài viết này sẽ có ích cho bạn trong quá trình thực hiện xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang cần tìm nguồn hàng chất lượng để nhập khẩu. Liên hệ ngay với SIMBA GROUP để được tư vấn trực tiếp và miễn phí.

  • Địa chỉ: Văn phòng Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
  • Văn phòng HCM: Tầng 4 - Tòa nhà DTC Building, 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
  • Hotline: 086.690.8678
  • Email: media.simbalogistics@gmail.com
VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN:
avatar
Xin chào
close nav