Manifest - Một thủ tục không còn quá xa lạ trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Vậy Manifest là gì? Tại sao cần phải khai Manifest và cách khai như thế nào để đảm bảo tính chính xác? Cùng Simba đi tìm kiếm câu trả lời ở ngay bài viết dưới đây nhé!
Manifest là gì?
Khi hàng hóa được vận chuyển tới cảng nhận hàng, hãng tàu sẽ nhận được một thông báo hàng đến từ đại lý ở cảng xuất hàng. Việc khai manifest với hải quan các thông tin cụ thể về lô hàng vận chuyển như: số vận đơn, tên hàng, số lượng, người gửi hàng, người nhận hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn,... là trách nhiệm sau đó của hãng tàu.
Các thông tin được khai phải trùng khớp với những thông tin khi người xuất khẩu gửi chi tiết bill cho hãng tàu. Như vậy, việc hãng tàu và forwarder khai thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan được gọi là manifest. Tóm lại, Manifest là bản kê khai hàng hóa, xác định xem hàng hóa xuất nhập khẩu có đúng với các thông tin gửi hàng hay không.
Tại sao cần phải khai Manifest?
Khi doanh nghiệp nhập khẩu đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng với thông tin được hãng tàu khai trên bản kê khai hàng hóa.
Nếu các thông tin được đối chiếu trùng hợp với nhau thì hải quan mới giao hàng cho nhà nhập khẩu và ngược lại. Việc khai bản kê khai hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp bên nhập khẩu lấy được hàng từ kho sớm, tránh lưu kho làm phát sinh thêm chi phí.
Thời gian khai Manifest khi nào? Khai ở đâu?
Theo quy định, hãng tàu cần tiến hành khai bản kê khai hàng hóa và đưa ra những chỉnh sửa/bổ sung trước khi hàng cập cảng từ 1 - 2 ngày.
Tuy nhiên, ở nhiều quốc gia, hải quan bắt buộc hãng tàu phải khai nghiệp vụ manifest sau khi tàu chạy được 12 giờ đồng hồ. Điển hình nhất phải kể tới Trung Quốc và Nhật với mục đích chính là tránh được tình trạng buôn lậu hàng hoá. Nếu hãng tàu khai trễ so với thời gian quy định thì sẽ phải đóng một phí phạt nhất định.
Có hai hình thức khai bản kê khai hàng hóa hiện nay là:
- Cách 1: Khai trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan;
- Cách 2: Tải mẫu khai bản kê khai hàng hóa được đính trên trang web https://vnsw.gov.vn/. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì upload lên phần khai manifest của trang web: e-manifest.customs.gov.vn.
Hướng dẫn chi tiết cách khai Manifest
Sau khi hãng tàu/đại lý hãng tàu/công ty giao nhận đăng nhập thành công vào hệ thống khai Manifest Online, màn hình trang chủ hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ của các hãng đã tạo trước đó. Hoặc danh sách các hồ sơ được gán quyền khai báo thông tin (đối với forwarder).
File Excel bao gồm các Sheet:
- Declaration list: Có chứa danh mục các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Lưu ý quan trọng là không được xóa hoặc chỉnh sửa nội dung trong Sheet này.
- Goods Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hàng hóa (Cargo Manifest) đối với trường hợp không sử dụng EDI.
- House Bill of Lading: Được dùng để khai báo thông tin về vận đơn gom hàng (dành cho các forwarder).
- General Declaration: Được dùng để khai báo bản khai chung.
- Crew list: Được dùng để khai báo danh sách thuyền viên.
- Crew’s Effect Declaration: Được dùng để khai báo bản khai hành lý thuyền viên.
- Ship’s store Declaration: Được dùng để khai báo bản khai dự trữ của tàu.
- Passenger list: Được dùng để khai báo danh sách hành khách.
- Dangerous goods manifest: Được dùng để khai báo danh sách hàng hóa nguy hiểm.
- Empty Container: Được dùng để khai báo bảng kê danh sách container rỗng.
Cụ thể dưới đây là cách khai Manifest chi tiết:
- Ô B3: Nhập số của bộ hồ sơ cần khai báo.
- Ô B4: Nhập năm đăng ký hồ sơ.
- Ô B5: Lựa chọn chức năng của chứng từ phù hợp.
- Ô B6: Nhập tên và địa chỉ người gửi hàng như trên vận đơn.
- Ô B7: Nhập tên và địa chỉ người nhận hàng như trên vận đơn.
- Ô B8: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 1 như trên vận đơn.
- Ô B9: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có).
- Ô B10: Nhập mã cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
- Ô B11: Nhập tên cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
- Ô B12, B13: Nhập thông tin về cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B12 còn hàng xuất khai vào ô B13.
- Ô B14, B15: Nhập thông tin về địa chỉ cảng xếp hàng (Port of Loading). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B14, hàng xuất khai vào ô B15.
- Ô B16, B17: Nhập thông tin về địa chỉ cảng dỡ hàng (Port of unload/Discharge). Nếu là hàng nhập thì khai vào ô B16, hàng xuất khai vào ô B17.
- Ô B18: Nhập địa điểm giao hàng (Place of Delivery);
- Ô B19: Nhập loại hàng hóa.
- Ô B20: Nhập số vận đơn.
- Ô B21: Nhập ngày phát hành vận đơn, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô B22: Nhập số vận đơn gốc (Master Bill Number).
- Ô B23: Nhập ngày phát hành Master Bill, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô B24: Nhập ngày phương tiện vận tải khởi hành, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô B25: Nhập tổng số kiện và loại kiện hàng.
- Ô B26: Nhập các thông tin ghi chú về hàng hóa/sản phẩm, Shipping Mark,...
Thủ tục chỉnh sửa Manifest
Bước 1: Sau khi chỉnh sửa bản khai theo các thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 2: Khi đến cơ quan hải quan, người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa:
- Công văn xin chỉnh sửa/bổ sung Manifest
- Thư điện tử của đại lý hoặc shipper yêu cầu chỉnh sửa bản khai
- Master Bill of Lading của lô hàng
- House Bill of Lading của lô hàng
Những sai sót thường gặp khi khai Manifest cần nhớ
Việc khai bản kê khai hàng hóa trông khá đơn giản. Tuy nhiên nếu không cẩn thận, tỉ mỉ khi khai thì rất dễ xảy ra những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi khai Manifest mà bạn không nên bỏ lỡ:
- Khai sai hoặc nhầm thông tin container;
- Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CF;
- Khai nhầm hàng container thành thành hàng lẻ.
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu;
- Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa;
- Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích,...
Trên đây là một số thông tin về Manifest cùng với đó là cách khai chi tiết mà Simba muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những chia sẻ về bản kê khai hàng hóa ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích! Ngoài ra nếu bạn đang có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa với số lượng lớn thì đừng quên liên hệ tới chúng tôi qua Hotline để nhận được tư vấn nhé!
