Hướng dẫn cách kê khai C/O điện tử sao cho đúng nhất mà bạn nên biết!

Hiện nay hầu hết các đơn vị xuất nhập khẩu đều đang áp dụng cách khai C/O điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức mỗi khi phải xin cấp C/O. Vậy cách khai C/O điện tử như nào là đúng nhất. Hãy cùng SIMBA GROUP tìm hiểu qua bài viết này nhé!

Hướng dẫn cách khai C/O điện tử

• Khi bạn muốn khai báo C/O điện tử bạn sẽ phải truy cập http://ecosys.gov.vn. để thực hiện việc khai báo. Trước khi khai báo bạn cần phải có tài khoản và mật khẩu. Nếu chưa có thì bạn sẽ phải đăng ký tài khoản và cung cấp các thông tin cần thiết tại trang đăng ký tài khoản.
• Bạn cần lưu ý rằng khi khai báo C/O điện tử trên hệ thống bạn phải sử dụng toàn bộ thông tin bằng tiếng anh. Nếu bạn là một người không giỏi về ngoại ngữ thì có thể sử dụng các phần mềm dịch thuật hoặc sử dụng các lựa chọn có sẵn trên hệ thống khai báo.

Khai báo hồ sơ

Để khai báo hồ sơ trên hệ thống, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Bạn chọn menu “ Khai báo C/O / Khai báo C/O” để bắt đầu khai báo hồ sơ C/O.
• Bước 2: Tại Tab C/O bạn nhập đầy đủ thông tin theo form mẫu có sẵn tại tab này. Bạn cần lưu ý rằng những ô có dấu * màu đỏ là những ô bắt buộc cần phải nhập dữ liệu.
• Bước 3: Tại bảng chọn Form C/O. Bạn chọn loại form có sẵn trong hệ thống phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Bước 4: Importing Country: Tại mục này bạn cần phải chọn nước nhập khẩu (Trên hệ thống đã có sẵn tên các nước nên bạn sẽ phải chọn theo tên nước có sẵn trong hệ thống)
• Bước 5: Export Declaration Number và Export Declaration Attached: Tại đây bạn sẽ cần phải nhập số hiệu của tờ khai hải quan và đính kèm tệp (nếu có).
• Bước 6: Good consigned from: Đây là phần dành cho các thông tin về doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa. Các thông tin tại đây sẽ cần phải khớp với thông tin từ hồ sơ doanh nghiệp. Bạn có thể xem hồ sơ doanh nghiệp sau đó điền các thông tin vào đây.
  • Exporter’s Business Name: Tên của Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa
  • Address line 1: địa chỉ bằng tiếng anh của nhà xuất khẩu (Tối đa 70 ký tự).
  • Address line 2: Tại ô này không bắt buộc bạn phải ghi. Trong tường hợp address line 1 vượt quá 70 ký tự và không thể khai hết thì tại ô này bạn sẽ khai Quận/huyện, Tỉnh/Thành phố.
• Bước 7: Good consigned to: Tại đây bạn sẽ khai các thông tin như sau:
  • Consignee’s name: Tên của đơn vị nhập khẩu hàng hóa
  • Address line 1: Địa chỉ bằng tiếng anh của nhà nhập khẩu (tối đa 70 ký tự).
  • Address line 2: Bạn không bắt buộc phải điền ô này. Trong trường hợp Address line 1 quá 70 ký tự và không thể khai hết ở line 1 thì bạn sẽ điền tiếp sang ô này. Thường thì line 2 bạn sẽ khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Address.
  • Country: Nước nhập khẩu hàng hóa.
  • Transport Type: Thông tin về hình thức vận chuyển hàng hóa. Tại ô này bạn chọn các hình thức đã có sẵn trong hệ thống.
  • Port of Loading: Tại ô này bạn chọn các cảng trong nước (cảng tại nước xuất khẩu). Các cảng này đã được liệt kê sẵn trong hệ thống. Nếu cảng đi không có sẵn trong hệ thống thì bạn sẽ cần phải nhập thủ công.
  • Port of Discharge: Chọn cảng dỡ hàng (cảng tại nước nhập khẩu) có sẵn trong hệ thống. Trong trường hợp bạn chưa rõ cảng nào thì chọn others.
  • Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tại phần này bạn điền thông tin tên tàu vận chuyển và Bill vận chuyển (nếu có).
  • Departure date: Ngày tàu chạy

Phần hàng hóa: Bạn chọn Add/Update Items để thực hiện việc khai báo phần hàng hóa. Cách khai báo cụ thể như sau:

• Exporting/Importing HS Code: Chọn Mã HS xuất/nhập khẩu (Mã HS đã có sẵn trên hệ thống).
• Goods description: Tại đây bạn mô tả thông tin chi tiết của hàng hóa.
• Origin Criterion: Tiêu chí xuất xứ. Bạn chọn các tiêu chí có sẵn trên hệ thống.
• Quantity/ Unit: Nhập số lượng hàng hóa. Đơn vị tính đã có sẵn trên hệ thống, bạn chọn đơn vị tính thích hợp.
• Gross Weight/ Unit: Trọng lượng hàng hóa. Bạn chọn đơn vị tính tương ứng có sẵn trên hệ thống.
• Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn
• Mark and Number on package: Bạn ghi ký hiệu trên thùng (Nếu không rõ ghi No Mark)
• Package Quantity: Số thùng (Bạn chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống)
• FOB value: Bạn ghi rõ giá trị, mặc định sẽ là USD, bạn cũng có thể chọn ngoại tệ khác cho phù hợp.

Tại ô Show FOB Value on C/O, bạn có thể tích chọn hoặc không tích để yêu cầu hiển thị hoặc không hiển thị giá FOB trên C/O bản giấy.

Tiếp đó bạn chọn Save item sau mỗi lần khai báo 1 dòng hàng. Nếu nhiều dòng hàng hóa thì bạn khai tiếp và nhận add item. Có thể ấn sửa hoặc xóa dòng hàng hóa đã khai.

Khai báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O bạn làm như sau:

• Third Country Invoicing: Tại đây bạn khai báo thông tin chi tiết bào gồm Company Name, Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.

• Tương tự như Exhibition C/O và Back to back C/O.

Tải lên các mục đính kèm

Các loại tài liệu được cho phép đính kèm khi khai báo C/O trên hệ thống bao gồm:

• Export Declaration Attached (Đính kèm tờ khai Hải quan)
• Transport document attached (Đính kèm số vận đơn)
• Document proving the origin status attached (Đính kèm bảng kê hàm lượng)
• Invoices Attached (Đính kèm hóa đơn).

Để tải lên tài liệu đính kèm, bạn thực hiện như sau:

• Click chọn biểu tượng ở mục cần tải lên tài liệu đính kèm rồi sau đó chọn file cần upload từ máy tính của bạn
• Hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lên file đính kèm của bạn.
• Nếu bạn đã từng upload file trên hệ thống thì có thể sử dụng lại được file đó nếu phù hợp.
• Danh sách file upload lên sẽ tự động sắp xếp theo ngày. Bạn có thể chọn ngày upload file, rồi click đúp chọn file đó.

 Sau khi bạn đã nhập đầy đủ dữ liệu cho hồ sơ khai báo C/O bạn click chọn nút ký và gửi duyệt để gửi hồ sơ tới phòng xuất nhập khẩu. Sau khi ký và gửi duyệt thì hồ sơ C/O xong, hồ sơ của bạn sẽ chuyển sang trạng thái GĐDN đã duyệt.

Chỉnh sửa hoặc hủy C/O

• Trong giao diện Quản lý và tìm kiếm C/O, nếu bạn muốn chỉnh sửa hồ sơ C/O nào thì có thể có thể chọn nút tìm kiếm tại các dòng tương ứng để truy cập giao diện chỉnh sửa hồ sơ. 
• Trong trường hợp C/O đang ở ở trạng thái lưu tạm và GĐDN đã duyệt tức là chuyên viên phòng XNK chưa xử lý hồ sơ. Bạn có thể sửa hồ sơ và tiếp tục đợi kết quả phê duyệt từ phòng xuất nhập khẩu. 
• Nếu trong trường hợp hồ sơ C/O đã được chuyên viên phòng xuất nhập khẩu đã xử lý hồ sơ của bạn. Bạn vẫn có thể thực hiện sửa hồ sơ nhưng phải đợi chuyên viên của phòng XNK chấp nhận yêu cầu chỉnh sửa, đôi khi bạn sẽ bị từ chối vì một số lý do nhất định.
• Nếu bị từ chối chỉnh sửa thì hồ sơ sẽ được giữ nguyên thông tin như lúc chưa chỉnh sửa. Còn nếu hồ sơ được chấp nhận yêu cầu chỉnh sửa thì hồ sơ C/O sẽ trở về lại trạng thái chờ duyệt và thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới y như yêu cầu chỉnh sửa. Cả 2 trường hợp số C/O đều được giữ nguyên.
• Đôi khi có một số vấn đề khiến bạn phải hủy hồ sơ. Lúc này bạn chỉ cần chọn hủy C/O và chờ phòng xuất nhập khẩu phê duyệt yêu cầu hủy C/O của bạn.

Trên đây là những thông tin về cách khai C/O điện tử mà SIMBA GROUP muốn gửi đến các bạn. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nếu bạn đang cần tìm nguồn hàng chất lượng để nhập khẩu chính ngạch hay bạn đang gặp các vấn đề trong việc thực hiện thủ tục hải quan. Liên hệ với SIMBA GROUP để được tư vấn trực tiếp và miễn phí.

• Địa chỉ: Văn phòng Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Văn phòng HCM: Tầng 4 - Tòa nhà DTC Building, 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
• Hotline: 086.690.8678
• Email: media.simbalogistics@gmail.com

(nguồn ảnh: https://ecosys.gov.vn/Homepage/GuideDetailByAlias.aspx?CateAlias=huong-dan-khai-bao-CO)