Xuất nhập khẩu là gì? Những điều bạn chưa biết về xuất nhập khẩu

Xuất nhập khẩu là gì? Logistics và xuất nhập khẩu khác nhau như thế nào? Trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm xuất nhập khẩu cũng như những thông tin, lưu ý mà bạn cần phải nắm rõ về ngành xuất nhập khẩu Việt Nam nói riêng và quốc tế nói chung.

Khái niệm xuất nhập khẩu là gì?

Trong tiếng anh, ngành xuất nhập khẩu được gọi chung là “export industry”. Đây là một trong những ngành kinh doanh được nhà nước ưu tiên và phát triển hàng đầu ở thời điểm hiện tại.

Việc thúc đẩy phát triển ngành xuất nhập khẩu này góp phần đẩy mạnh lưu thông hàng hóa trong nước. Đồng thời mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài với các quốc gia khác. Nhìn rộng ra hơn, việc ưu tiên lĩnh vực xuất nhập khẩu sẽ giúp tăng nguồn thu và phát triển nền kinh tế chung của cả nước.

Cũng có thể coi rằng ngành xuất nhập khẩu là một khâu cơ bản trong hoạt động ngoại thương. Nó có mối tương quan và tác động mạnh đến nhiều ngành khác nhau, đặc biệt các ngành sản xuất trong nước.

Xuất khẩu sẽ mang về nguồn ngoại tệ dồi dào từ đó làm cơ sở tăng cường các hoạt động nhập khẩu hàng hóa, phục vụ cho việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong nước. Hơn hết điều này tạp rất nhiều công ăn việc làm cho người lao động. Vậy nên có thể nói xuất khẩu và nhập khẩu phải bắt buộc đi đôi với nhau

Một số khái niệm trong ngành xuất nhập khẩu được sử dụng phổ biến

Ngoài nắm được khái niệm chung về xuất nhập khẩu ra bạn còn cần nắm thêm được một số khái niệm được dùng phổ biến. Đặc biệt với những bạn đang theo đuổi ngành này. Dưới đây là 8 khái niệm cơ bản thường dùng trong ngành xuất-nhập khẩu:

Xuất khẩu là gì?
Nhập khẩu là gì?
CO CQ là gì?
Incoterms là gì?
UCP là gì?
Thư tín dụng (L/C) là gì?
Hàng xuất khẩu?
Xuất khẩu tại chỗ?

Xuất khẩu: Hiểu một cách đơn giản rằng, xuất khẩu là việc bán hàng hóa sang một quốc gia khác, sử dụng phương thức thanh toán bằng tiền tệ làm cơ sở.

Nhập khẩu: Ngược lại với xuất khẩu, nhập khẩu là mua hàng hóa từ quốc gia khác và vẫn sử dụng tiền tệ để làm cơ sở thanh toán.

CO CQ: Đây là từ viết tắt của 2 cụm từ là Certificate of Origin và Certificate of Quality. CO là là giấy chứng nhận xuất xứ, CQ là giấy chứng nhận chất lượng. Một lô hàng có thể có 1 trong 2 loại chứng nhận này, hoặc là cả 2. Một số trường hợp lô hàng không có cả 2 loại chứng nhận này.

Incoterms: Đây là từ viết tắt của cụm từ “International Commerce Terms” - là tập hợp các quy tắc về trách nhiệm của các bên trong hợp đồng mua bán quốc tế, ngoại thương.

UCP: Đây là từ viết tắt của cụm từ “The Uniform Custom and Practice for Documentary Credits” - danh sách bộ quy tắc thống nhất cho các hoạt động tín dụng chứng từ. Hiện tại UCP600 đang là bản quy tắc đang sử dụng.

Thư tín dụng: là thư được ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Thư này được coi như bản cam kết với người bán rằng sẽ thanh toán một khoản tiền trong một khoảng thời gian nhất định trong trường hợp người bán được chứng từ hợp lệ.

Hàng xuất khẩu được hiểu đơn giản rằng đó là hàng hóa được sản xuất trong nước và được bán ra nước ngoài.

Xuất khẩu tại chỗ theo cách hiểu thông thường là hàng hóa sản xuất trong nước được bán cho người nước ngoài nhưng hàng vẫn được vận chuyển trong nước.

Công việc trong ngành xuất nhập khẩu

Các công việc trong ngành xuất nhập khẩu rất đa dạng và phong phú bởi ngành này rất rộng. Thế nhưng chúng ta có thể chia công việc trong ngành xuất nhập khẩu thành 6 nhóm. Các nhóm này sẽ có đại diện là các nhân viên đảm nhiệm từng công việc nhỏ, cụ thể là:

Nhân viên mua hàng (Purchasing Official)
Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu (Sales XNK)
Nhân viên chứng từ – dịch vụ khách hàng (CS)
Nhân viên hiện trường (Ops)
Nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế tại Ngân hàng
Nhân viên tại Văn phòng Đại diện của các công ty đa quốc gia……

Quy trình xuất nhập khẩu

Ngành xuất nhập khẩu nói chung đã bao gồm xuất khẩu và nhập khẩu. Vậy nên khi nói đến quy trình thì chúng ta nên chia ra làm thành 2 vấn đề chính là xuất khẩu và nhập khẩu.

Quy trình xuất khẩu

Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa: Đây là bước rất quan trọng và bắt buộc khi bạn muốn xuất khẩu một loại hàng hóa nào đó. Đây cũng là bước đầu tiên trong quy trình xin giấy phép xuất khẩu.

Tuy nhiên hiện nay, đối với những mặt hàng không còn được quản lý theo cơ chế riêng (ví dụ: gạo, chất nổ, sách báo, ngọc trai, đá quý, tác phẩm nghệ thuật, đồ sưu tầm,...) thì đều được toàn quyền xuất khẩu miễn là hàng hoá đó phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh trong nước của doanh nghiệp.

Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Ở khâu này, chủ hàng hóa cần phải thực hiện các bước chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng định trước.

Chủ hàng cần phải thực hiện 2 phần việc chính là tập chung gom hàng thành lô xuất khẩu và đóng gói hàng hóa. Tập chung gom hàng thành lô sẽ được thực hiện trên quy mô lớn nên doanh nghiệp cần phải chuẩn bị sớm và yêu cầu bắt buộc phải đầy đủ hàng hóa.

Đóng gói hàng là việc không thể thiếu khi xuất khẩu. Thông thường thì hàng sẽ được đóng vào hòm, bao, kiện,... và container. Đồng thời phải đánh ký mã hiệu bằng số, chữ hoặc hình vẽ ở mặt ngoài bao bì để thể hiện những thông tin cần thiết phục vụ việc giao nhận, bốc dỡ và bảo quản hàng.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Trước khi hàng được xuất khẩu thì chủ hàng phải thực hiện kiểm tra hàng hóa để đảm bảo quyền lợi của khách hàng, tránh hậu quả xấu và quyết định trách nhiệm của từng bên trong quá trình vận chuyển.
Mua bảo hiểm hàng hóa: Đây là điều cần thiết cho lô hàng chuẩn bị đi xuất khẩu. Không ai biết được rằng hàng hóa của bạn có gặp rủi ro hay tổn thất gì trong quá trình vận chuyển hay không. Bảo hiểm hàng hóa như một phương án cứu sinh khi hàng hóa gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Thuê phương tiện, đơn vị vận tải: Phương tiện vận chuyển hàng hóa phụ thuộc vào loại hàng được xuất khẩu( hàng thông dụng hay hàng đặc biệt) và khối lượng lô hàng. Với những lô hàng lớn thì thường được vận chuyển trong Container bằng đường biển.
Làm thủ tục hải quan là quy định bắt buộc khi xuất khẩu hàng hóa, có ba công tác chính bạn cần thực hiện là khai báo, xuất trình hàng hóa và thực hiện các quyết định hải quan.
Giao hàng lên tàu: Đến thời gian giao hàng, chủ lô hàng phải làm thủ tục giao nhận hàng. Những điều này sẽ được quy định rõ trên hợp đồng.
Làm thủ tục thanh toán: Thanh toán là khâu cuối cùng của quy trình xuất khẩu và là khâu tối quan trọng trong giao dịch kinh doanh. Hiện nay có 2 phương thức thanh toán chính là thư tín dụng (LC) và thu hộ.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại nếu có: Những trường hợp về việc sai soát hàng hóa hay hàng hóa bị hư hỏng thì sẽ được quyết định giữa các bên tại bước này.

Quy trình nhập khẩu

Tương tự với xuất khẩu, nhập khẩu cũng có quy trình tương tự theo từng bước, cụ thể:

Ký hợp đồng ngoại thương: Được ký kết giữa chủ hàng hóa và người mua hàng để nhằm thống nhất các điều khoản khi vận chuyển hàng hóa và ràng buộc pháp lý giữa 2 bên.
Đặt lịch tàu vận chuyển: Tùy vào thỏa thuận giao hàng giữ bên mua và bán và xác định bên mua hay bên bán sẽ đặt lịch vận chuyển và thuê tàu.
Xin giấy phép( Nếu có) và theo dõi tiến trình đóng hàng: Đối với những mặt hàng không cần giấy phép thì khi nhập khẩu bạn sẽ bỏ qua bước này. Còn đối với những mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu thì bạn cần xin cấp phép tùy theo loại hàng hóa.

Khi nhập khẩu hàng hóa thì bạn nên chủ động theo dõi tiến trình đóng hàng mặc dù công việc này là trách nhiệm của bên bán. Việc theo dõi này sẽ giúp bạn tránh những rủi ro trong suốt quá trình vận chuyển.

Nhận và kiểm tra chứng từ: Sau khi hàng đã được đóng xong thì khách hàng gửi chứng từ chính thức qua email hoặc gửi trực tiếp đường hàng không.
Hàng về và làm thủ tục nhận hàng: Khi đợi đang đợi hàng về, bạn có thể nhận được thông báo hàng về của hãng tàu hoặc bạn có thể tra cứu trực tiếp trên website của hãng tàu đó.
Làm thủ tục hải quan và thuế và nhận hàng: Khi nhận hàng thì bạn cần chuẩn bị chứng từ để khai tờ khai hải quan. Khác với xuất khẩu, nhập khẩu bắt buộc bạn phải đóng thuế theo quy định của nhà nước thì mới được lấy hàng về

Những chứng từ cần phải có trong xuất nhập khẩu

Có khá nhiều loại chứng từ xuất nhập khẩu. Thế nhưng tùy theo từng loại hàng hóa và từng quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau mà chứng từ có thể thay đổi. Chứng từ cũng có thể được thay đổi dựa vào nhu cầu của bên mua và bên bán.

Hai bên người mua và người bán sẽ thỏa thuận với nhau và đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương ( Sale Contract ). Người bán sẽ tóm tắt nội dung chính về lô hàng và nội dung thanh toán trong hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice).

Căn cứ vào đó, người mua sẽ phát hành lệnh đặt hàng ( Purchase Order ), Tín dụng thư ( Letter of Credit ) để người bán thực hiện công việc chuẩn bị hàng hóa.

Khi đến thời gian thu xếp hàng được quy định trong hợp đồng, người bán sẽ phát hành Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List). Đồng thời, người bán cũng sẽ phải làm thủ xin cấp một số chứng từ khác tùy thuộc vào loại hàng hóa, ví dụ như:

Vận đơn ( Bill)
Giấy chứng nhận xuất xứ: các mẫu CO form E, form D…
Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA)
Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ)
Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary), động vật (Veterinary Certificate), chứng nhận sức khỏe (Health Certificate), hun trùng (Fumigation Certificate)
Đơn bảo hiểm hàng hóa (Insurance Policy)

Ngoài ra đối với một số mặt hàng xuất nhập khẩu cần phải có những loại giấy phép riêng, cụ thể là:

Công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy
Khai báo hóa chất
Đăng kiểm xe máy chuyên dùng
Kiểm dịch thực vật
Hun trùng

Những lưu ý khi bắt đầu ngành xuất nhập khẩu

Một nhân viên làm trong ngành xuất nhập khẩu có thể đảm nhiệm nhiều chức vụ và đầu việc khác nhau. Có thể đồng thời là nhân viên Xuất nhập khẩu, Nhân viên mua hàng (Purchasing officer), Chuyên viên Xuất nhập khẩu, Nhân viên chứng từ….

Nhìn chung, để bắt đầu trong ngành Xuất nhập khẩu cũng như để đạt được thành công, bạn nên lưu ý các điều kiện sau:

Nắm vững quy trình xuất-nhập khẩu và cách làm chứng từ cũng như soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch;
Hiểu biết kỹ về hàng hóa và thị trường từ đó có thể đánh giá là hình dung được các phần việc làm làm
Khả năng ngoại ngữ của bạn phải ở mức khá tốt, đặc biệt phải biết ngoại ngữ tại những nước mà bạn thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, kỹ năng tin học của bạn cũng phải ở mức khá.
Hãy trang bị thêm cho mình kỹ năng đàm phán và thuyết phục, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và kiểm soát công việc hiệu quả, kỹ năng giải quyết vấn đề…
Các phẩm chất như cẩn thận, nhanh nhẹn, linh hoạt, tinh thần trách nhiệm cao chịu được áp lực… luôn cần thiết trong quá trình bạn làm việc

Trên đây là khái niệm về xuất nhập khẩu cũng như những lưu ý về công việc trong ngành xuất nhập khẩu mà bạn cần nắm rõ. Mong rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như để các bạn hiểu rõ hơn về ngành xuất nhập khẩu, logistics.

SIMBA GROUP hiện đang là một đơn vị chuyên cung cấp những giải pháp và dịch vụ Logistics cũng như xuất nhập khẩu hàng đầu, đặc biệt mạnh trong lĩnh vực vận chuyển hàng Trung Quốc - Việt Nam. Nếu bạn đang gặp vấn đề về Logistics thì liên hệ ngay với SIMBA để được tư vấn chi tiết.

Liên hệ ngay SIMBA GROUP

Địa chỉ: Văn phòng Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Văn phòng HCM: Tầng 4 - Tòa nhà DTC Building, 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
SĐT: 086.690.8678
Email: media.simbalogistics@gmail.com