Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một phần quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Vậy quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những gì? Hãy cùng SIMBA GROUP tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Tại sao quy trình giao nhận hàng hóa lại quan trọng?
-
Lý do khiến quy trình giao nhận hàng trở lên quan trọng mới đây là bước đầu tiên chuẩn bị cho lô hàng lên đường vận chuyển. Khi giao lô hàng đi, bạn sẽ cần phải chuẩn bị và kiểm tra một cách kỹ càng để đảm bảo rằng việc đóng gói cũng như sắp xếp lô hàng được đảm bảo, tránh rủi cho cho hàng hóa.
-
Hơn nữa bạn cần biết rằng lô hàng được đóng gói đúng quy định thì mới được cho phép chuyển đi. Các bước đóng gói, kiểm tra đóng gói đều được thực hiện trước khi đưa hàng lên tàu.
-
Việc nhận hàng tại cảng đến cũng quan trọng không kém. Khi nhận hàng thì bạn sẽ cần phải thực hiện đủ hết các thủ tục hải quan để có thể nhận hàng và vận chuyển về kho. Bước nhận hàng thì sẽ cần nhiều loại chứng từ khác nhau từ bên giao. Vậy nên việc lưu ý việc liên lạc giữa bên giao và bên nhận để trao đổi chứng từ và điều cực quan trọng.
Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu có những vị trí nào?
Trong quy trình giao nhận có nhiều vị trí khác nhau bạn cần lưu ý. Những vị trí đó cụ thể như sau:
Nhân viên xuất nhập khẩu
Đây là vị trí sẽ thực hiện những công việc khác nhau bao gồm:
- Thực hiện việc liên lạc, đàm phán, thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng, và ký kết hợp đồng với khách hàng hay nhà cung cấp.
- Thực hiện việc quản lý, theo dõi các hợp đồng và đơn hàng, khi nào nhập hàng hay khi nào xuất hàng.
- Hoàn thành các chứng từ xuất nhập khẩu, các chứng từ vận chuyển và các thủ tục giao nhận hàng hoặc thanh toán cho hàng hóa.
- Liên lạc với ngân hàng mở L/C.
- Thực hiện lên kế hoạch cho việc vận chuyển hàng hóa.
- Lên kế hoặc trucking cho lô hàng và liên lạc với nhà xe.
- Thực hiện việc liên hệ với forwarder hoặc hãng tàu để lấy booking và làm các dịch vụ liên quan khác.
Nhân viên phòng chứng từ hàng xuất nhập tại các công ty forwarder và hãng tàu
- Đối với vị trí này sẽ thực hiện những công việc như nhập chứng từ hàng xuất hoặc hàng nhập (làm bill tàu, làm giấy thông báo hàng đến..).
- Có thể nói đây là vị trí nhẹ nhàng nhất trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng. Tuy nhiên vị trí này sẽ cần phải có tính chính xác cao vì người làm sẽ làm việc trực tiếp với các số liệu và thực hiện nhập liệu.
Nhân viên làm thủ tục hải quan và thuế xuất nhập khẩu
- Đây vị trí phải chạy liên tục xuống cảng để làm việc với hải quan. Vị trí này thường sẽ có nhiều mối quan hệ tốt vì trong quá trình giao nhận hàng sẽ có nhiều vấn đề phát sinh hoặc nhiều lô hàng sẽ khó thông quan.
- Nếu làm ở vị trí này bạn sẽ thường xuyên làm việc với khách hàng để tư vấn, giải quyết giúp họ những vấn đề liên quan đến việc miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn ngạch… Bạn sẽ cần phải có tính cẩn thận cao vì sẽ có rất nhiều loại thủ tục giấy tờ và bạn cần phải kiểm tra kỹ trước khi chuyển đi các bộ phận nghiệp vụ khác.
Nhân viên quản lý điều hành hoạt động vận tải
- Đây là một vị trí được các hãng tàu tuyển dụng nhiều nhất. Vị trí này sẽ phải xuất hiện tại văn phòng hãng tàu tại cảng một cách thường xuyên để thực hiện việc điều phối, duyệt lệnh cấp cont, xếp lịch trình, dự báo ngày tàu chạy, đưa hàng lên tàu hoặc thực hiện việc cắt hàng khi tàu đầy..
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm những gì?
Đa số hàng hóa xuất nhập khẩu hiện nay đều đi theo đường biển bởi chi phí hợp lý và khối lượng hàng vận chuyển trong một lần sẽ rất lớn. Vậy nên dưới đây SIMBA GROUP sẽ giới thiệu cho bạn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, cụ thể như sau:
Bước 1: Booking
- Booking hay còn gọi là đặt chỗ, đây là bước đầu tiên trong quy trình giao nhận. Nếu bên háng là bên thuê tàu thì bạn sẽ cần liên lạc với các công ty Forwarder để chọn được công ty có mức giá hợp lý nhất.
- Khi nhận được booking từ forwarder thì bạn cần phải kiểm tra các thông tin trên booking một cách kỹ càng như: thông tin cảng đi, cảng đến, thông tin về ngày khởi hành, ngày cắt máng, loại cont…..
Bước 2: Đóng hàng
- Hàng lẻ (LCL) thì sẽ được đóng gói ngay tại kho và được ghi mã ký hiệu cho kiện hàng đó (Shipping mark) theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Công ty Forwarder sẽ đưa hàng đến khi hàng lẻ (CFS) tại cảng và đóng hàng đó vào container chung với nhiều lô hàng lẻ khác.
- Hàng nguyên (FCL) thì sẽ được đóng vào container, kẹp chì ngay tại kho của bên xuất khẩu rồi sau đó sẽ được bàn giao cho Forwarder để đưa hàng ra bãi container (CY) tại cảng.
Bước 3: Thủ tục hải quan xuất khẩu
- Sau khi hàng đã ra cảng, bên xuất khẩu sẽ thực hiện các thủ tục hải quan. Nhiều người hợp sẽ thuê công ty forwarder để thực hiện việc đó trước khi tàu khởi hành.
- Người xuất khẩu lúc này có thể thực hiện các việc khác như xin giấy phép xuất khẩu, hun trùng hàng hóa, hoặc thực hiện kiểm dịch cho lô hàng trong trường hợp cần thiết.
Bước 4: Phát hành B/L
- Sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu thì lô hàng sẽ được đưa lên tàu vận chuyển và rời cảng. Người xuất khẩu sẽ cung cấp các thông tin làm vận đơn (SI) cho công ty giao nhận từ khi hàng chuẩn bị đóng. Các thông tin này sẽ được gửi cho hãng tàu vận chuyển để phát hành B/L cho bên xuất khẩu sau khi tàu khởi hành.
Bước 5: Gửi chứng từ
- Bên xuất khẩu sẽ thu thập chứng từ theo yêu cầu của bên nhập khẩu bao gồm các chứng từ như Invoice, Packing List, B/L, C/O…
- Những chứng từ này sẽ được gửi cho bên nhập khẩu trực tiếp (trong trường hợp thanh toán bằng T/T) hoặc gửi qua ngân hàng (trong trường hợp thanh toán bằng L/C).
Bước 6: Nhận chứng từ
- Sau khi đã nhận được bộ chứng từ gốc thì bên nhập khẩu sẽ kiểm tra lại 1 lần nữa về tính chính xác của chứng từ. Việc này để chắc chắn rằng không có rắc rối phát sinh trong trong quá trình hàng hóa thông quan.
Bước 7: Thông báo hàng đến
- Những đại lý của các hãng vận tại sẽ gửi thông báo hàng đến (Notice of arrival) cho bên nhập khẩu trước khi tàu cập cảng.
- Bên nhập khẩu sẽ kiểm tra các thông tin bao gồm: ngày tàu cập cảng, kho hàng lưu trữ để chờ thông quan, các loại phí cần phải nộp… Việc kiểm tra này sẽ giúp cho bên nhập khẩu chủ động trong việc làm thủ tục hải quan.
Bước 8: Lệnh giao hàng
- Bên nhập khẩu sẽ phải cung cấp bộ chứng từ (nhận từ bên xuất khẩu) cho công ty forwarder nhằm xuất trình B/L gốc và nộp các loại phí cho hãng tàu rồi nhận lệnh giao hàng.
- Cùng lúc đó, công ty forwarder sẽ tiến hành các hoạt động như tìm vị trí hãng, làm phiếu xuất kho tại cảng.
Bước 9: Thủ tục hải quan nhập khẩu
- Kể cả hàng chưa cấp cảng đến thì bên nhập khẩu cũng đã có thể bắt đầu việc mở tờ khai hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử rồi chờ hàng về để thông quan. Bên nhập khẩu có thể tự mình thực hiện thủ tục này hoặc thuê các công ty Forwarder.
- Bên nhập khẩu sẽ thực hiện các công việc khác như xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng lô hàng hoặc thực hiện kiểm dịch cho lô hàng trong trường hợp cần thiết
Bước 10: Dỡ hàng
- Sau khi đã hoàn thành xong các thủ tục hải quan thì lô hàng sẽ được công ty forwarder chuyển về kho của bên nhập khẩu.
- Trong trường hợp lô hàng là hàng nguyên (FCL) thì sẽ phải dỡ khỏi container và trả container rỗng lại cho hãng tàu tại cảng.
Trên đây là những thông tin về quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu mà SIMBA GROUP muốn gửi đến các bạn. Mong rằng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nếu bạn đang cần tìm nguồn hàng để nhập khẩu chính ngạch về kinh doanh. Liên hệ ngay với SIMBA GROUP để được tư vấn trực tiếp và miễn phí!
- Địa chỉ: Văn phòng Hà Nội: Tầng 21, tháp A, tòa Sông Đà, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Văn phòng HCM: Tầng 4 - Tòa nhà DTC Building, 99 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM
- Hotline: 086.690.8678
- Email: media.simbalogistics@gmail.com
