Hàng được vận chuyển lên tàu một cách thuận lợi luôn là niềm vui của những người làm trong ngành xuất nhập khẩu, logistics. Theo đó để có được thành công này thì cần phải thực hiện đúng quy định về Cut off time. Nếu bạn đang băn khoăn, chưa hiểu rõ về khái niệm này thì cùng theo dõi bài viết dưới đây để được bật mí nhé!
Cut off time là gì?
Cut off time hay còn được gọi với từ đồng nghĩa khác là closing time, deadtime là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu. Theo đó khái niệm này dùng để chỉ thời hạn cuối cùng mà shipper cần thanh lý container cho hãng tàu để hãng tàu bốc xếp container lên tàu.
“Mấy giờ tàu cắt máng” là cụm từ được nhiều người sử dụng phổ biến để mô tả khái quát khái niệm này. Trong vận tải đường biển, cần lưu ý là nếu lô hàng của bạn thanh lý sau deadtime thì khả năng cao sẽ bị rớt tàu. Vì vậy cần đặc biệt chú ý tới thời hạn này tránh các rủi ro ngoài ý muốn. Từ đó gây thiệt hại cho mình.
Những đối tượng có liên quan tới Cut off time
Những đối tượng có liên quan tới Deadtime bao gồm:
- Người mua (Bên nhập khẩu): Là người đặt mua hàng hóa, sản phẩm.
- Người bán (Bên xuất khẩu): Là người sản xuất và cung cấp hàng hóa, sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu người mua.
- Công ty vận chuyển: Là đơn vị chuyên phục vụ việc vận chuyển hàng hóa từ cảng bốc hàng cho đến cảng đích.
- Nhà cung cấp vận tải đa phương thức: Là cầu nối quan trọng giúp cho quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho/nhà máy đến cảng và từ cảng đến với người nhận được thông suốt và thuận lợi hơn.
- Hải quan: Hải quan giữa 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thông quan hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập cảnh vào nước nhập khẩu.
- Công ty bảo hiểm: Đóng vai trò quan trọng giúp trang trải các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Phân loại Cut off time
Cut off S/I
Trong xuất nhập khẩu S/l là tên viết tắt của cụm từ Shipping Instruction. Đây là một trong những nội dung quan trọng mà shipper cần gửi cho hãng tàu để phát hành B/L cho shipper. Trong trường hợp nếu không gửi đúng hẹn sẽ không thể làm kịp B/L và hậu quả nghiêm trọng là lô làng sẽ không được vận chuyển.
Cut off VGM
Cụm từ này dùng để chỉ thời hạn cuối cùng mà đơn vị xuất khẩu cần phải gửi phiếu cân containers về cho hãng tàu. Cũng tương tự như Cut off S/I, nếu không gửi đúng hẹn giấy tờ này thì sẽ không thể làm kịp B/L và hậu quả là lô hàng cũng sẽ không được vận chuyển.
Cut off Doc hay Cut off draft B/L
Đối với hình thức cut off time này, shipper cần phải xác nhận nội dung của B/L với hãng tàu. Nếu quên xác nhận hay xác nhận muộn thì hãng tàu sẽ dùng nội dung S/I mà shipper đã gửi trước đó để ra vận đơn gốc. Và mọi điều chỉnh, sửa đổi của shipper về nội dung của vận đơn về sau đều sẽ bị tính phí.
Cut off C/Y hay Cut off bãi
Đây là thời hạn cuối cùng mà shipper phải giao hàng đến nơi hạ container hàng theo đúng với quy định. Nhân viên hiện trường chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan cần hoàn thiện “vào sổ tàu” khâu cuối cùng của việc thông quan hải quan hàng xuất. Cũng tương tự như các loại trên, nếu không hoàn thành thủ tục thì hàng cũng sẽ bị rớt.
Quy định về closing time
Thông thường, closing time được các hãng tàu quy định là thời hạn nộp chi tiết bill cho hãng tàu. Tuy nhiên cần lưu ý đối với hàng hóa đi Nhật hoặc đi Shanghai (Thượng Hải) thì thời hạn nộp chi tiết bill sẽ sớm hơn so với thời gian thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu chạy.
Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa các forwarder hoặc mối quan hệ giữa bạn với các hãng tàu mà thời gian này có thể xin thêm khoảng 3-6 giờ. Nếu như hàng hóa thanh lý trễ, không thể sớm hơn so với thời gian cắt máng thì cần dời quá trình vận chuyển hàng sang chuyến sau.
Cần phải làm gì khi không kịp Cut off time
Không kịp Closing time có lẽ là tình trạng không quá hiếm gặp hiện nay. Theo đó tình trạng này rất phổ biến và thường gặp ở các doanh nghiệp. Trong trường hợp này sẽ có một số cách giải quyết như:
- Việc có một mối quan hệ tốt với Forwarder trước đó có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi họ là người có tiếng nói hơn. Theo đó trong trường hợp này, Forwarder sẽ là người liên hệ trực tiếp tới bộ phận sales của hãng tàu. Họ chính là người giúp đỡ bạn nhiệt tình bằng cách liên hệ tới bộ phận OPS làm hàng ở cảng để xin thêm thời gian Closing time. Trong trường hợp gấp, bạn cũng có thể xin số điện thoại bộ phận OPS trực tiếp làm hàng ở cảng để nhờ được giúp đỡ.
- Tiếp theo cần hoàn tất các thủ tục cần thiết bao gồm:
- Xin mẫu đơn lùi deadtime có chữ ký hoặc đóng dấu của hãng tàu.
- Đưa mẫu đơn xin lùi thời gian lên bộ phận terminal của cảng để xin xác nhận.
- Bộ phận terminal sẽ tiến hành xem xét trong trường hợp này. Nếu như thấy thuận lợi, họ sẽ note vào trong sổ tàu. Trong trường hợp không thể kịp thời gian thì hãng tàu sẽ lùi đơn hàng sang một chuyến khác. Đồng thời sẽ gửi tới khách hàng thông báo về tình trạng này để khách quyết định có book hay không nhằm tránh những rủi ro mang tới cho cả 2 bên.
Trên đây là bật mí một số thông tin về cut off time mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng rằng qua những bật mí về khái niệm phổ biến trong xuất nhập khẩu này mang tới cho bạn đọc thật nhiều thông tin bổ ích!
